キレイパスコネクト導入のきっかけを教えていただけますか？
当クリニックはグループ展開しており都内に4院ありますが、当初は全ての院で予約表、問診表、カルテ、全てを紙で管理していました。
紙カルテは写真の管理なども困難で、書き間違いなどヒューマンエラーも発生しやすかったです。
それが患者さまにご迷惑をおかけするだけでなく、スタッフの負担となりギスギスした雰囲気になることもあり、クリニックにとっても良くない状況になっていました。
そこで、業務改善のためデジタル化によるシステム導入を検討しました。
デジタル化を検討した当初、コンサルタントから紹介されたシステムを導入したのですが、現場のスタッフが選定したシステムではなかったため、クリニックの業務に合わない部分がありました。
エステサロン向けのシステムだったこともあり、クリニック特有の細かい申し送りなどに対応できない点が課題でした。
そこで、改めてシステムを見直す必要性を感じ、キレイパスコネクトに出会いました。
美容クリニックに特化したシステムという説明を受け、まさに求めていたシステムだと確信し導入しやすい価格帯だったことも決め手となり、キレイパスコネクトを導入しました。
キレイパスコネクト導入後の効果はいかがですか？
「業務量・工程が減った」ということをすごく実感しています。
例えば、紙の問診表を手で入力するといった小さなことから徐々に業務が減っていきました。WEB問診は患者さまが入力した情報がすべて自動でシステムに反映されるため非常に便利です。クリニック側で入力するというひと手間がないだけで大変助かっていますし、以前は字の癖などで読み取れないケースも多くありましたがそれも解消されました。
予約管理に関しては、以前は電話・メール・LINEで予約を受け付けていましたが、特に電話予約が多かったため、聞き間違いによるミスが発生していました。
キレイパスコネクトのマイページ導入により情報共有がスムーズになり、予約に関するミスが大幅に減りました。
キレイパスコネクト導入後、電話とメールでの予約数が大幅に減少し、他の業務に時間を割けるようになりました。夜間予約受付もシステム化することで、人員削減にも繋がっています。
患者さまご自身がマイページから予約履歴を確認できるようになったことも、脱毛間隔に関する問い合わせが減り、患者さまとクリニックの認識のずれによるミスも減少しました。
新しいシステム導入にあたっての院内調整はどの様に進めましたか？
現場スタッフの理解と協力を得ることが重要でした。
以前のシステムを導入して間もない事もあり、当初は申し訳ない気持ちもありましたが、クリニックのビジョンを共有し、デジタル化によるメリットを丁寧に説明し、前向きに導入に取り組んでくれました。
導入後はスタッフそれぞれがシステムの便利さを実感し、感動しながら活用してくれています。
導入にあたって不安な点はどのように解決しましたか？
キレイパスコネクトのサポート体制が非常にしっかりしており、不明点はすぐに解決できました。
LINEで質問できる体制や、導入初日にスタッフが常駐し、質問対応を行ってくれる体制は非常に安心でした。
キレイパスコネクトのおすすめポイントは？
システムが自動化されているということが非常に便利です。WEB問診の自動反映やコース管理の自動消化・紐付けなど、全ての工程がスムーズに行えます。
以前は全て手作業だったため、この自動化による効率化は本当に大きいです。また、コース管理での数え間違えなどのヒューマンエラーの減少も実感しています。
予約受付に関しても、施術によって即時予約・承認制予約を使い分けており、これだけで業務がかなり楽になり、非常に便利だと思います。
業務効率化により空いた時間はどのように活用していますか？
院内のポップ作成、清掃強化、予約確認業務などに充てています。予約確認業務は、時間に余裕がないとできない作業でしたが、システム導入により可能になりました。
全体的にミスが減り、業務の質が向上しました。スタッフに心の余裕ができるようになり患者さまの細かな様子に気づけるようになりました。
小さな変化ですが、患者満足度向上、口コミ増加に繋がっていることを実感しています。
キレイパスコネクトに対する今後の期待や展望はありますか？
さらに便利になっていくように使いこなしていきたいですし、今後のアップデートにも期待しています。
どんどん楽になる予感がすごいので、期待しかないです。
引き続き
キレイパスコネクトがご支援できるよう
改善を進めてまいります。
非常に嬉しいお言葉と
貴重なお話をありがとうございました！
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