予約動線の刷新で「取りこぼし」を防ぎ新患獲得アップ。サブスク管理・会計の自動化で業務効率化も同時に実現

■「患者様との距離感の近さ」が最大の強み。アットホームなクリニックが目指す美容医療とは

まず初めに、古川先生の自己紹介とクリニックについてお聞かせください。

【古川先生】
銀座美容クリニック大分院の院長、古川祐太朗と申します。よろしくお願いいたします。
私は研修医修了後、当初は循環器内科を専門としていました。保険診療はマイナスの状態をゼロに戻す医療ですが、それに対し、美容医療はゼロの状態からさらにプラスへと導くことができる分野です。患者様と目的を明確に共有し、同じゴールに向かって進んでいける点に大きな魅力を感じ、転科を決意しました。

当院の最大の特徴は「患者様との距離感の近さ」にあると考えています。クリニック全体では30代から60代まで幅広い年代のスタッフが活躍しており、患者様にとって様々な年代の「ロールモデル」となれる点も強みです。アットホームな安心感が、初めての方でも「一度行ってみよう」と思っていただけるきっかけになっていると感じています。

■アナログ管理の限界と「キレイパスコネクト」導入の決め手

キレイパスコネクト導入前は、電子カルテに関してどのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

電子カルテ自体は導入していましたが、患者様の施術履歴やコースの消化回数といった重要情報は、アナログで管理していました。幸いトラブルはありませんでしたが、患者様ご自身が履歴を正確に把握できない状態で、いわば信頼関係のみで成り立っていた側面があり、将来的な不安を感じていました。

キレイパスコネクト導入後は、患者様ご自身で施術内容やコース消化回数が一画面で明確にわかるようになりました。この「患者様の“美容の歴史”の可視化」が、私自身の安心にも繋がっています。

■予約動線の劇的な改善が、新規患者増と業務効率化を実現

その他に、キレイパスコネクトを導入して変わった点はありますか。

予約の動線が劇的に改善されました。以前は、患者様から希望日時と施術内容をLINEで直接ご連絡いただき、それを私たちが手動でカルテに反映させていました。夜中に私が返信することもあったのですが、導入後は公式LINEの予約フォームから直接予約が完結するようになり、受付スタッフと私の業務負担が大幅に軽減されました。

また、「デジタル診察券」の導入も非常に大きな変化です。ワンタッチで双方の端末から施術履歴を確認できるようになり、受付でお名前を名乗っていただく必要がなくなったことで、プライバシーへの配慮も向上しました。

デジタル診察券の導入で、受付の現場では何か変化や喜びの声はありましたか。

はい。以前はコースの残り回数や予約時間に関するお問い合わせが頻繁にありましたが、導入後は患者様ご自身で手軽に確認できるようになったため、そうしたお問い合わせは格段に減りました。
受付業務の負担軽減という点で、大きな効果を実感しています。

■データに基づいたマーケティング戦略で、さらなる成長へ

オペレーションのデジタル化という観点で、キレイパスコネクトが経営に貢献できたことはありますか。

新規の患者様の数は確実に増加しています。これは、分かりにくかった予約動線がダイレクトな形に改善され、予約段階での取りこぼしがなくなった影響が大きいと考えています。私にとっては、これが最も良かった点の一つです。

さらに、LINEとの連携によって患者様の予約経路が可視化された結果、どの施策が売上に繋がったのかを分析でき、広告の打ち出し方や予算配分といったマーケティング戦略が非常に立てやすくなりました。各SNSの担当者からも「戦略が立てやすくなった」という声が上がっており、本当に導入して良かったと感じています。

■スタッフが絶賛する「サブスク管理機能」。創出された時間で取り組む新たな挑戦

キレイパスコネクトの導入について、特にスタッフの皆様からはどのような反応がありましたか。

スタッフが最も喜んでいたのは、サブスクメニューの管理機能です。当院では50名から100名近い患者様に内服薬の発送や人気のサブスクメニューを提供していますが、以前はその決済や管理を、使い古したノートを頼りに手作業で行っていました。私が一度手伝った際も、一人で2～3時間かかるほどの膨大な業務でしたが、今ではそれが一括で完了するのです。
これが一番喜ばれている点ではないでしょうか。

実際に使ってみて、他に便利だと感じる機能はありますか。

以前のカルテは施術内容の詳細が分かりにくかったのですが、キレイパスコネクトでは会計画面で内容が明確に確認できるため、お客様への対応がスムーズになりました。見積もりを素早く作成でき、決定された内容をそのまま会計データに反映できる機能も嬉しいです。
決済端末とも連動しているので、金額の打ち間違いのリスクもなくなり、お会計が格段にスムーズになりました。

業務の自動化や効率化によって生まれた時間で、これまでできなかった新しい取り組みなどはありますか。

TikTokの撮影に、より早く取りかかれるようになりました。また、以前は常に公式LINEを気にしながら業務をしていましたが、その必要がなくなった分、クリニックのInstagramで毎日ストーリーズを更新するなど、他の情報発信に時間を充てられるようになっています。
SNSを見て「動画で見ていた人に会えた」と笑顔で来院される方が本当に増え、受付にいる私達に声をかけてくださるのが本当に嬉しいです。

■美容医療のハードルを下げ、地域に貢献する未来のビジョン

最後に、古川先生から今後のクリニックのビジョンについてお聞かせください。

この地域は、都市部に比べるとまだ美容医療が一般化していません。だからこそ、もっとハードルを下げていきたい。この地域には、まだ掘り起こされていない潜在的なニーズが数多くあるはずです。

これからもスタッフ全員で協力しながら、SNSを通じて「美容医療は決してハードルが高いものではない」というメッセージを発信し続けたいです。私たちの活動が、美容医療業界全体の敷居を下げ、皆様がお近くのクリニックへ足を運ぶきっかけになればと願っています。
そしてもちろん、当院にお越しいただけた際には、全力で対応させていただきます。