■理念への共感が、最高のチームを作る秘訣
先生方のクリニックは、開業から1年で順調に事業を伸ばされていますが、特にスタッフの皆様の雰囲気が非常に良いと伺っております。良い人材を集めることができた秘訣は何でしょうか。
採用時には、当院の理念である「患者様を一番に幸せにしたい」という想いと、そのために「スタッフ間でもリスペクトを持ち、真摯に仕事に取り組める人材を求めている」ということを明確にお伝えしています。この理念に共感してくれた方々が集まってくれたのだと感じています。
また、毎朝「おはよう動画」と称して、私たち夫婦が短い動画をInstagramで配信しているのですが、それをご覧になった方が医師の雰囲気や話し方から「このクリニックの雰囲気が好きだ」と感じて応募してくださるケースも多いです。結果として、私たちの考えや院のカルチャーにフィットするスタッフが集まってくれたのだと考えています。
■少人数運営の救世主。開業初期の予約管理を完全自動化
キレイパスコネクトを導入いただいたことで、オペレーションの効率化という観点では、どのような貢献ができましたでしょうか。
開業当初は受付とカウンセラーを一人で兼任するなど人手が少なかったので、もし全ての予約を電話で受け、手動で管理していたら業務が立ち行かなくなっていたと思います。
当院では開業当初からキレイパスコネクトを導入していたため、例えば「この肌治療はこの機械と、空いているナースがいる時間帯にのみ予約が入る」というように、複雑な条件の予約枠を自動で管理できました。これは私たちのオペレーション面で非常に助かっただけでなく、患者様にとっても予約可能な時間が一目で分かり、即時予約ができるという点で大変便利だったと思います。
医師の時間をいかに有効活用するかは重要な課題ですが、その点ではいかがでしたか。
その点でも非常に役立っています。キレパスコネクトでは、例えば「このメニューはまずカウンセリング枠を15分取り、次に医師とナースの枠を確保する」というように、スタッフごとに時間をずらして自動で枠を確保できます。これにより、医師やナースが不必要に拘束されることなく、最小限の時間で効率的に予約を組むことが可能になりました。まるでパズルのように予約を当てはめながら、できるだけ多くの患者様に対応できていると感じています。
■「予約のしやすさ」がリピート率80%の鍵に
クリニックの売上も順調に伸びていらっしゃると伺っております。キレイパスコネクトが売上という観点で貢献できたことがあれば、お聞かせいただけますでしょうか。
当院は開業1年で、再診の患者様の割合が約80%に達し、来院数も伸び続けています。その大きな要因の一つが「予約の取りやすさ」だと感じています。一度ご来院いただいた後、2回目、3回目と予約を取る際に、ご自身の情報を再入力する手間がなく、動線もスムーズでストレスなく手続きができる点を、多くの患者様から評価いただいております。こうした使いやすさが患者様の離脱を防ぎ、予約のストレスを軽減しているのではないかと。これはキレイパスコネクトさんのおかげだと強く実感しています。
■LINE連携がもたらす、患者との新たなコミュニケーション
アフターフォローの面でも活用しやすいと伺っておりますが、具体的なエピソードはありますか。
キレイパスコネクトはLINEと連携しており、患者様の情報が電子カルテと紐づいているため、LINEを通じて施術後の不安な点や経過について、お写真と共に送っていただくことが可能です。私たちも患者様の状態をすぐに把握でき、お互いに安心してアフターフォローを行えます。
先日、学会出席で4日間休診した際、大きな手術を受けられた方には「休診中はLINEであれば24時間メッセージを送れます」とお伝えしました。患者様から「それはすごく安心しました」というお言葉をいただき、出先でも迅速に対応できたので大変ありがたかったです。
■経営判断を支える分析機能と、患者満足度を高める便利機能
経営分析機能や、その他の便利機能についてはいかがでしょうか。
経営分析機能では、売上がリアルタイムで反映されるので、その日の状況をすぐに把握できます。特に、新患数の伸びを時系列で追える機能は重宝しており、キャンペーン告知後に新患数が急増すると、施策の効果が数字で明確に分かり、私たちのモチベーションにも繋がっています。
ポイント制度もご活用いただいていると伺いました。
はい、ご紹介くださった方と、ご紹介で来院された方の双方にポイントが付与される制度を設けています。「ここが良かったよ」という口コミでご紹介いただくケースが最近非常に増えており、良い循環が生まれていると感じます。
■無断キャンセルが減少したリマインド機能とペーパーレス化のメリット
その他にキレイパスコネクトのおすすめポイントはありますか？
予約日の数日前にLINEで送信されるリマインドメッセージ機能も開業当初から活用しています。そのおかげで、以前勤務していたクリニックと比較しても無断キャンセルの率が低減し、オペレーション改善に繋がっています。
また、同意書や明細といった書類が全て電子化され、LINEと紐づけていつでも確認できる点も、患者様から「書類を失くす心配もなく便利ですね」とご好評いただいています。
■今後のキレイパスコネクトに期待すること
最後に、今後のキレイパスコネクトに期待することをお聞かせください。
（祐梨英先生）
「こうなると、より使いやすくなります」といった要望をお伝えすると、本当に迅速にアップデートしていただけるので感謝しています。このレスポンスの速さを維持しつつ、引き続きアップデートを重ねていただければと期待しております。
（滉平先生）
予約における自動化、つまり患者様と私たちの双方が手間なく簡単に予約できるという動線をさらに強化していただけると嬉しいです。業務効率がさらに向上し、患者様もよりストレスなく通いやすいクリニックになると思いますので、今後ともよろしくお願いいたします。
貴重なお話をありがとうございました。
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