■クリニック立ち上げ期。変化し続ける現場のニーズに応える「柔軟性」がシステム選定の決め手
本日は、キレパスコネクトを特にトラブル防止の観点からご活用いただいているおおかみ美容のクリニックの統括看護師長、山科様にお話を伺います。まず、電子カルテを選定される際に重視された点を教えていただけますか。
最も重視したのは、当院のニーズに柔軟に対応してくれるシステムであってほしいという点です。開業当初は院内のルールが固まるまで、様々な要望が次々と出てくることが予想されました。以前勤務していたクリニックでは確立されたルールに従う形でしたが、いざ立ち上げ側に回ると、既存のルールがそのまま通用するわけではないと痛感しました。日々変化する美容医療の現場に合わせて、システム側にも柔軟な対応力を求めていました。
■予約ミスを過去のものに。直感的な「色分け機能」がもたらした絶対的な安心感
実際にキレイパスコネクトを導入されて、特に課題解決に繋がった機能はありますか？
最近の機能で特に気に入っているのは、施術ごとの「色分け機能」です。予約が入った際に、あらかじめ設定した施術メニューの色が自動反映されるため、予約管理の視認性が劇的に向上し、トラブル防止に大きく貢献しています。
以前は、予約の詳細を開かないと施術内容が分からず、時にミスが発生していました。例えば、当院の横浜院には脱毛機器が2種類ありますが、どちらで予約が入っているのか一見して分かりませんでした。多忙な看護師が誤った機器へ案内してしまい、患者様も言い出せないまま施術が完了してしまった、という苦い経験もあります。しかし、この色分け機能が導入されてからは、そうした人為的ミスは完全にゼロになりました。一目で重要な情報を把握できるようになったのは、現場にとって非常に大きな変化です。
■機会損失を防ぎ売上向上へ。集客媒体とのシームレスな連携
売上向上という観点では、どのような効果を感じられていますか？
様々な集客媒体との連携機能が貢献していると感じています。患者様が集客媒体から予約を入れると、その情報が直接キレイパスコネクトに反映されるため、私たちが間に入ってやり取りをする必要がありません。これにより、日程調整中に予約が流れてしまうといった機会損失を未然に防ぐことができ、着実に売上向上に繋がっていると実感しています。
■売上データ集計の残業がゼロに。経営分析機能が組織を変えた
経営分析機能はどのようにご活用されていますか？
主に月初のミーティングで活用しています。売上の進捗や実績を確認し、目標に対するギャップを把握。その原因を分析し、次のアクションを議論する上で不可欠なツールです。導入前は、患者様の情報を一件ずつスプレッドシートに手入力し、毎日集計する作業に30分ほどの残業が発生していましたが、その時間は完全になくなりました。
また、現場のカウンセラーにも個人の売上目標があり、その達成率をリアルタイムで確認できるようになった影響は絶大です。目標に対する不足額や、今日明日でどれだけ頑張る必要があるのかが可視化されたことで、スタッフの意識は明らかに向上しました。ちょうど個人目標を設定してモチベーションを高めたいと考えていたタイミングでこの機能が導入され、まさに絶好の機会でしたね。
■「仕組み」でトラブルを防ぐ。安全性に特化した独自カスタマイズという強み
その他にも、キレイパスコネクトの「推しポイント」があればお聞かせください。
カスタマーサクセスチームとの連携のしやすさは大きな魅力です。「これがあったら便利です」といった要望を気軽に相談でき、定期的なミーティングでコミュニケーションを取れる環境は大変ありがたいです。
そして何より、当院の運営形態に合わせて様々なカスタマイズが可能な点です。私たちはキレイパスコネクトを活用し、「トラブルが起きない体制」、つまり安全性に特化した仕組みを構築できています。例えば、『ダーマペンの施術枠が一つ埋まったら、他の枠ではダーマペンの予約を受け付けない』といった細かい制御が可能です。多忙なあまり確認を怠り、本来解放すべきでない予約枠を開けてしまい、来院された患者様にお断りする…といった最悪の事態も起こり得ます。こうした人為的ミスによるトラブルを「仕組み」によって未然に防げる環境こそ、このシステムの最大の強みだと考えています。
■今後の展望とキレイパスコネクトへの期待
最後に、おおかみ美容のクリニック様の今後の展望と、キレイパスコネクトに期待することをお聞かせください。
今後も丁寧な対応を心がけ、患者様に信頼していただき、「月に一度は通いたい」と気軽に思っていただけるクリニックを目指していきます。
キレイパスコネクトには、今後さらに進化し、現在CRMの分野で強力なSalesforceを凌駕するようなサービスに成長していただけることを期待しています。
本日は、
統括看護師長というお立場から、
クリニックの安全な体制構築
という視点で
キレイパスコネクトを
ご活用いただいている
貴重なお話を伺うことができました。
誠にありがとうございました。
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